En grupp med främst kvinnor som dansar där endast överkroppen syns

E-mail policy

Policy för hantering av föreningens e-post

Denna dag, 2018-05-24, har följande policy upprättats för Friskis & Svettis Höör/Hörby.

Vi behandlar personuppgifter i e-post främst för att fullfölja våra förpliktelser i vårt uppdrag. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

När vi samlar in personuppgifter i e-post ska informationen om hur vi behandlar personuppgifterna framgå tydligt. Detta gör vi genom att länka till vår personuppgiftspolicy (GDPR) på webben.

Vi är noga med att skydda e-posten från obehörig åtkomst från utomstående genom höga säkerhetskrav på vår systemleverantör samt genom krav på användarnamn och lösenord på samtliga konton.

Ändamål
Personuppgifter i e-post behandlas bara för specifikt angivna ändamål och dessa ändamål styr sedan hur mycket uppgifter som får behandlas och hur länge.

Ändamål för behandling	Intern eller extern	Rättslig grund	Lagring
Skickad/Mottagen e-post gällande den dagliga verksamheten (anställda)	Intern anställda	Intresseavvägning	Raderas efter slutfört ärende
Skickad/mottagen E-post gällande funktionärsuppdrag (funktionärer)	Intern anställda och funktionärer	Intresseavvägning	Raderas efter slutfört ärende
Skickad/mottagen e-post gällande medlemsfrågor (medlemmar)	Intern anställda och medlemmar genom föreningsmailen	Intresseavvägning	Raderas efter slutfört ärende
Automatiska e-post utskick gällande bokningar, inställda pass, schemaändringar etc. (medlemmar)	Intern medlemmar från medlemsystemet Profit	Avtal	Automatisk Radering i Profit
Nyhetsbrevsutskick (medlemmar)	Internt medlemmar från APSIS	Intresseavvägning	Rapport i APSIS raderas efter 2 år Medlemmen kan när som helst avregistrera sig.
Skickad/Mottagen e-post som ej går att kategorisera enligt ovan t ex från presumtiva medlemmar eller företag	Extern anställda och presumtiva medlemmar eller företag.	Intresseavvägning	Raderas efter slutfört ärende
Marknadsföringsutskick via e-post (presumtiva medlemmar)	Extern presumtiva medlemmar	Samtycke	Rapport i APSIS raderas efter 2 år Personen kan efter första utskicket välja att inte motta fler utskick.

Riktlinjer för hantering av e-post

Vi informerar på vår hemsida hur personuppgifter behandlas, genom att länka till föreningens personuppgiftspolicy (GDPR).
Information om hur personuppgifter behandlas kommer att finnas med i den personuppgiftspolicy som den anställde eller funktionären tar del av i samband med att anställningsavtalet/funktionärsavtalet upprättas eller uppdateras
När vi mottagit och läst e-posten, görs en bedömning om uppgifterna ska sparas och var det i så fall ska ske för att uppfylla de krav som gäller för just dessa uppgifter.
Vi skickar inte känsliga personuppgifter i oskyddad e-post.
Vi ska försöka att i möjligaste mån styra bort att enskilda skickar in känsliga personuppgifter via oskyddad e-post.
Om vi skickar e-post till många samtidigt, ska en övervägning göras om adresserna ska skrivas i fältet för dold kopia (bcc).
Vi ska enbart skicka personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt uppdrag.
Om vi skickar svarsmejl eller autosvar, bifogas en standardtext med länk till föreningens personuppgiftspolicy.
Vi byter våra lösenord regelbundet och lämnar inga datorer olåsta obevakat
Vi ska informera alla i föreningen om reglerna och rutinerna för hur personuppgifter behandlas. Föreningen ska också se till att rutinerna hålls levande och efterlevs.